工作负载管理策略

工作负载管理策略

几乎每个人都有过这样或那样的时候,觉得自己的工作多得无法应付。然而,并不是所有的压力都是不好的,它经常被认为是帮助人们应对危机、适应变化和在需要最高表现时脱颖而出的关键因素;例如,在面试或演讲中。当应对工作压力时,重要的是不要让你的工作量增长到你完全超载的程度。

最常见的工作压力来源包括:

1.持续而紧迫的截止日期。
2.每天处理危机。
3.过度的工作量。
4.角色模糊和冲突。
5.持续的负面反馈。
6.培训不足的支持人员。

如果您超载了,那么您需要一些工作负载管理策略来纠正这种情况。

如果您有支持您的案例的事实,并且相信通过使用适当的工作负载管理策略,您可以尽可能有效地工作,那么这将会更容易。

最常见的工作压力来源包括:持续而紧迫的截止日期,过度的工作量,角色模糊和冲突,以及每天处理危机的需要。

如果你超载了,那么你必须采取措施来补救这种情况。如果你有事实支持你的情况,并且相信你使用适当的时间管理策略可以尽可能有效地工作,这将会变得很容易。

避免承担太多

工作场所压力和过载的重要贡献者是不可能的,这导致人们比在现实地管理的更多工作。想要容纳其他人的要求是一种自然的反应。我们不想让他们失望,让他们失望,给人留下的印象,我们不能打扰或者太懒了。

有时候一些任务听起来很诱人,我们很想接下去做,却又担心以后有没有时间做,这对将来的工作尤其如此。然而,现实地考虑你的工作量是很重要的。问问你自己:“在未来你可能会有比现在更多的空闲时间吗?”

培养说“不”的能力的一个主要因素是要意识到,如果你承担了你随后没有时间做好的事情,那么你将会让所有人失望。一项工作做得不好会给你、你的同事甚至整个公司带来不好的影响。

人们很容易同意承担更多的责任,被视为一个敏锐和有能力的员工。承认超负荷是一个问题,然后采取行动来补救情况,这要困难得多。如果您觉得您正在变得过载,那么您可以决定尝试减少工作量。

如何谈判工作量

如果你以前从未质疑过你的经理或组织的要求,那么这可能会让你望而生畏。最有效的策略可能是将你的谈判限制在你认为给你带来最严重问题的特定任务或项目上。

以下是在考虑工作负载管理策略时需要考虑的一些重要指导方针:

  1. 明确你的目标
    例如,如果你觉得被低层次的客户咨询淹没了,你可以建议:“把处理第一线客户咨询的工作交给前台。”这种方法为协商提供了一个框架,并防止您的请求被误认为一般性投诉的风险。
  2. 准备证据
    如果你能制作一份时间日志,详细说明一项特定任务所花费的时间,并能显示相关成本,这通常会使情况更有说服力。
  3. 准备反驳可能的反对意见
    准备反驳意见的最好方法是从经理的角度看问题。从你的经理的角度看问题会帮助你想出一个他们可以接受的解决方案。
  4. 提前决定你会接受什么样的妥协
    如果你和你的经理都想对结果长期满意,那么可能需要某种形式的妥协。提前决定你可能需要在哪些问题上做出让步。
  5. 变得更加抽点
    有些人主要是任务为导向的,而其他人主要是以人为本的。任务导向的人经常发现它更容易说不,因为它们倾向于评估针对任务相关标准的请求。

他们会问自己是否有能力、是否愿意完成所要求的任务。这使他们能够在响应请求时做出更客观的决定。

以人为本的人更倾向于问与他们与他人的关系有关的问题,他们不想让别人失望。如果你觉得自己想更有效地说“不”,那么在每次被要求做某件事的时候,试着促使自己更仔细地考虑所涉及的任务。

问自己这样的问题:

你能解决这个任务吗?
2.你清楚它需要什么吗?
3.你有时间接手吗?
4.你能做好这项工作吗?
5.有没有更有能力的人来做这件事?
6.如果你因为其他事情需要从任务中解脱出来怎么办?

如果你的回答让你认为你接受它是不明智的,那么你同意它对任何人都没有好处。在拒绝请求时,尽量阐明你的理由,并以清晰简洁的方式解释这些。

  1. 准备好说'不'
    在大多数情况下,你完全有权利拒绝别人的要求。然而,如果你让自己担心或纠结于过去拒绝的请求,那么你更有可能接受未来的请求,不管它们的重要性。
  2. 考虑你的反应
    试着预测一些你可能会被要求承担额外责任的情况,并准备一些应对措施。当请求出乎意料地到达时,请求在响应之前考虑一下请求。
  3. 不要道歉
    不要陷入过度道歉的陷阱。清晰简洁地说出你想说的话,但不要让人觉得你在找借口。如果人们认为他们可以说服你,那么他们可能会坚持下去,直到他们成功。采用道歉方式的另一个缺点是,请求者可能会觉得你拒绝的理由不够充分,并怀疑你给出的理由。
  4. 事先考虑
    这是一个自然的假设,更容易预订忙碌的人的时间,并且全部适应这种要求太容易。但是,你可能在6个月的时间内忙于三周时间吗?如果您未来的承诺不确定,那么即使他们似乎很长的路要走,也非常小心。

对老板说“不”

有三个常见的理由可以解释为什么拒绝老板和拒绝同事或客户的要求完全是两码事。

首先,它可能看起来像是你拒绝做你的工作的正常活动。
其次,你可能会担心给人留下不像同事那样热衷工作的印象。
最后,你的老板可能会否决你的反对意见,让你无论如何也要这么做。

一般来说,只有两种有效的原因,可以下降衰退。首先;您现有的工作将受到影响,其次是工作超出了您的能力水平。这意味着您使用的任何工作负载管理策略都必须基于这些原因之一。

构建一个好的例子来支持你的论点是很重要的,你应该把你的观点清晰和简洁,不要提出太多的反对意见。这就会让你的老板用最薄弱的地方来破坏你的整个论点,而不给你机会用你最强项来反驳。

另一种有用的方法可以是制定如何解决任务的计划,而不会对自己充分责任。您甚至可能会将您的老板恢复到卸载某些日常工作的机会中,从而释放自己正确解决当前请求。它可以通过播种一个想法的毒菌并让他们提出计划,让你能够帮助你,以便让他们提出这一计划,以便成为一个好的方法。

如果您觉得您正在变得过载,那么您可以决定尝试减少工作量。准确规定您的目标是有帮助的,准备证据和柜台论据,并预测需要妥协。

我们许多我们面临的最大问题之一是如何知道如何对我们收到的许多请求中的一些令人留作。任务导向的人倾向于使目标,任务相关的决策,而以人为本的个人倾向于基于关系的主观决策。

压力和工作量管理

每个人都有不同程度的过度承诺导致工作压力。知道自己何时达到这个水平,并采取积极的措施来控制,是保持你的表现和效率的关键。你需要了解你的压力症状。

你可能会意识到自己变得易怒、优柔寡断或缺乏自信。你可能会有持续的身体症状,比如,更频繁的偏头痛,消化不良,疼痛等等。

您的工作量谈判将分为两个主要营地,与您的直接老板和同事的营地。您可以为任一组采用相同的策略,但您需要了解与您的经理谈判时遇到的较高风险,并更加意识到您的谈判中的环境。

无论你和谁谈判,你必须确保你不会觉得有义务接受这样的任务或项目,除非它能给你带来一些好处。识别和处理这种谈判的方法在我们的免费的电子书关于这个主题。

工作负载

关注对你的好处
在进行此类谈判时,您必须确保任何从该决定中受益的结果。从您自己的观点来看,您必须接近此类讨论的基本原因。

你需要表现出对请求的同情,但要站在有利的立场上陈述你的情况。这可能是对过去的帮助的回报,工作的请求,从而有一个互惠的接受任务或获得未来帮助的承诺。

您也可以选择接受您的工作量的任务,因为它为您提供了一个独特的机会,您可以获得技能,扩展您的知识库或提高组织内的知名度。

如果您决定接受决策过程的任务部分,必须评估该额外任务将对现有截止日期的影响。终于清楚地确定了你的接受条款和对方的期望。

确定根本原因
你可能会发现你在这些谈判上花费了大量的时间。如果是这种情况,那么你必须确定它们的来源。上面的图表显示了最常见的根本原因,你需要花时间来评估和确定你的突出任务的优先级,以及为什么它们仍然在你的任务清单上。我们的免费模板'优先考虑你的任务将帮助你进行这个练习。

在每一种情况下,你都需要问问自己,为什么这些原因不断出现,你能做些什么来根除它们。如果你不能做到这一点,那么你打算如何使原因更易于管理。

1)组织内的人是否坐在导致不必要的延迟的信息中?
2)组织的流程中是否存在需要修正的问题?
3)为什么某些问题会继续重新核?
4)是否混淆了谁的角色是执行一项任务?
是否有足够的资源来完成所需的任务?

通过研究这样的问题,你可能会发现组织中的其他人或部门没有意识到他们正在做的事情,或者没有做的事情正在给其他地方带来不可预见的后果。现在你有了你需要的信息来准备反对接受这项任务的理由。

要点

  • 超负荷的感觉在当今的工作场所越来越普遍。
  • 长时间暴露在压力之下会导致焦虑、疲惫和精疲力尽。
  • 压力和过载的主要贡献者之一是无法说'否'。
  • 现实地考虑你的工作量是很重要的。
  • 要小心不要占用太多的时间。
  • 如果你对做好一份工作没有信心,那么最好还是拒绝它。
  • 任务导向的人倾向于做出客观的、与任务相关的决策。
  • 以人为本的个体倾向于基于关系做出主观决定。
  • 您现有的工作将遭受或工作超出您的能力水平。
  • 简明扼要地提出你的观点,不要提出太多反对意见。
  • 利用这个机会摆脱一些常规工作,为当前的请求腾出时间。

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