如何安排会议

如何主持会议

所有成功的会议都有一个主持人,他被认为是领导者或主席。正是这个人让每个项目的讨论都保持集中并在正轨上。他们认可谁有贡献,并确保每个人都有平等的发言时间。

如果会议主持人正确地控制会议,即使是最有争议的问题也能得到建设性的解决,并使每个人都满意。另一方面,一个糟糕的会议会让所有与会者感到沮丧,因为他们浪费了宝贵的时间。

几个简单的规则就能决定会议是否能达成目标。在与外部组织开会时,这一点尤其重要。每个人都有自己的一套信念和期望,例如,

销售人员可能习惯于高度互动的会议。
医务人员习惯于更分层的会议,在这种会议中,一个人被邀请作出回应。

这些期望上的差异常常导致那些来自更保守文化的人对来自更自信文化的人感到害怕。

因此,通过一些简单的规则,您的会议可以实现如下图所示的四个好处。

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当定义你希望别人在你的会议中表现的行为类型时,你需要从一开始就概述你的期望,不允许任何偏差发生。你自己的行为必须树立别人需要采用的标准。

第一条规则就是要有会议议程.这说明了会议的目的和你的目标,并概述了要讨论的主题。你的议程能使其他人为讨论做好适当的准备。

为每一项议程设定时间可以让参与者适当有效地计划他们的一天。这些时间安排也会给你的讨论提供结构,使你能够促进会议并实现你的目标。

从会议一开始,作为主持人的你就要求关闭所有的电子设备,这样每个人都能100%专注于会议。你要求人们等别人说完后再做贡献。这条规则确保了没有人垄断这一楼层。

实现你的目标的一个重要部分是在会议中做出决定的能力。让这种情况发生的规则是要求参与者以冷静和礼貌的方式表达事实,而不是观点。这可以避免表现出负面的肢体语言或贬低性的评论。

如果你采取这种积极主动的方式,在你的会议中形成可接受的行为,你可以防止参与者之间产生不好的感觉,并使你的主持人角色更有效。这也确保每个人都相信任何结果的行动及其实现。

如果你能主动明确会议的规则,你的会议将会更有成效、更成功。如果你想知道更多关于如何主持一个会议然后下载我们的免费电子书。

要点

  • 主持人对会议的成功负有最终的责任,并负责确保所有的业务都按照预定的议程进行讨论,听取每个人的意见,并达成明确的决定。
  • 通过采取积极主动的方法来确定会议中可接受的行为,你可以防止与会者之间产生不好的感觉,并使你的主持人角色更加有效。
  • 在会议开始之前,主持人应该:定义会议目的,决定如果这是最好的方法来解决这个问题,确保关键贡献者和那些有权力做出决策被邀请参加,开发一个深思熟虑的和及时的议程和分配一个主管个人的分钟。
  • 在会议开始时,主持人应该:介绍与会者,让每个人都感到受欢迎,并说明会议旨在实现的目标,以及会议将持续多长时间。
  • 在会议期间,主持人应该保持会议的重点和时间,并鼓励每个人的参与和贡献。
  • 会议结束后,主持人应在循环之前检查会议记录,并根据目标评估会议结果。

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