有效地主持会议

如果主席能很好地控制会议,即使是最有争议的问题也能得到建设性的解决,并使每个人都满意。另一方面,一个糟糕的会议会让所有与会者感到沮丧。

你参加过多少次会议,在这些会议上,你的知识和时间并没有得到有效的利用,反而变成了一种无聊和徒劳的实践?太多都算数。这就是别人对你的会议的描述你如何将你的会议变成有效的决策练习?答案是“准备”。

最近的研究发现,专业人士平均每月参加60次会议,每天2次!许多这样的会议变成了你的噩梦,你有多少时间和资源被你的同事浪费在了无效的会议上?有效的会议准备可以防止这种情况的发生。

准备工作使您能够定义会议的目标和目的,帮助您确定讨论的方面,以及谁需要参与决策过程。一个结构良好和定时的议程可以保持会议的焦点在轨道上,并确保目标的实现。访问我们的网站,以找到最常见的问题的答案经理'有生产一个会议议程

你的准备工作的一部分必须包括决定谁需要参加你的会议,以便进行彻底和结论性的讨论,以达到会议的目的。任何会议的一个重要部分都是制作准确的会议记录和明确定义的行动清单。如果您正在寻找一个有用的模板,以帮助记录从您的会议和那些负责的行动,然后下载我们的免费会议动作列表模板

成功的五个步骤

下面是一些步骤,你可以按照这些步骤确保自己为会议做好充分准备。

定义的目的
必须有一个特定的目的,让每个人都聚集在一起,使他们认为会议是对他们时间的有效利用,而不是在已经拥挤的工作时间表上成为一种烦恼。清晰而准确地传达这一目标可以确保结果的实现。那些对结果有既得利益的人希望参加和参与有价值和结构良好的讨论。在你的脑海中有一个明确的会议目的可以确保你达到你想要的会议目标。

制定定时议程
为了保持讨论的重点,你必须有一个明确的、定时的议程,并提前进行沟通。这样可以确保每个人都知道自己的期望是什么,并有足够的时间为每个项目准备自己的客观论点,这样每个人都能从参加中获益。重要的是要确定讨论的性质,不论一个项目是否提供资料或需要辩论。你的议程引导与会人员实现所需的目标,避免不必要的转移。

沟通
毫无疑问,在会议期间与与会者进行有效的沟通是重要的,但这不是沟通的唯一方面。与会者需要在会议之前和之后被告知所有重要的细节。这种沟通所包含的信息需要告知个人会议的时间、地点和时长,以便他们能够安排自己的时间参加会议。在会议之后,沟通必须提醒参与者他们要负责的行动和他们的截止日期。

提前通知,通常是48小时或更久,让参与者为计划中的讨论适当准备支持性数据,并确认它们的可用性。你的电子邮件或备忘录可以解释会议是可选的还是必须参加。

准时
准时也是使会议有效和成功的一个关键因素。你是将要领导的人,所以通过准时来显示你的承诺是很重要的。另外,根据参与者的日程安排安排时间,这样他们就可以参加,没有任何麻烦。你必须做的一件事就是准时开始。有时经理们决定等几分钟让每个人都到。这是你应该避免做的事情,所以要立即开始。只要你能有效地沟通,你不必非得等任何人。

在控制
任何会议的一个重要方面是确保参与者知道行为规则是什么。例如,每个人都必须确保自己的手机或智能手机以及其他可能携带的设备处于关机状态。没有什么比在会议中间响起的手机铃声更能打断会议的节奏了。

控制每个议程项目讨论的时间和重点。如果有人提出不同的观点或试图把讨论引向另一个方向,你必须让讨论回到焦点上,并确定你将如何处理这件事。你可以选择将它作为今后会议的一个项目添加,或简要说明为什么它与本次讨论无关。

在分发会议记录之前,让与会者知道会议记录何时分发,以及这次会议和下次会议之间的沟通方式。你还应该阐明你希望如何保持任何行动的最新进展。

这五个方面,确保您的会议是成功的扩展和进一步发展在我们的免费电子书主持一个会议

责任

每个人都可以学习如何有效地主持会议,这只需要一点思考和实践。试着观察其他人是如何主持会议的,看看哪些是有效的,哪些是无效的。记住,你会对经验更加自信。有效地主持一场会议仅仅是确保你考虑到以下所有责任的一个例子:

在会议前

  1. 确定会议目标,并确定这是否是解决问题的最佳方式。
  2. 确保邀请关键贡献者和有权做出决策的人参加。
  3. 如果没有足够的时间,就推迟或取消会议。
  4. 选择最合适的会议时间和地点。
  5. 制定一个深思熟虑和及时的议程。
  6. 指派一个有能力的人做会议记录。

在会议开始时

  1. 尽早到达会场,解决任何实际问题。
  2. 多带几份议程和必要的文件,以便每个人在开会时都能看到。
  3. 正式并准时开始,因为这将为会议的其余部分定下基调。
  4. 介绍与会者,如果合适的话,让每个人都感到受欢迎。
  5. 明确地说明会议想要达到的目标,并利用这一点来集中小组的注意力。
  6. 说明会议将持续多长时间,如果会议很长,说明任何休息的时间。

在会议期间

  1. 确保你从一开始就建立控制。
  2. 保持会议的重点和时间,并鼓励每个人的参与和贡献。
  3. 同意并记录所有关键点和行动,并详细列出时间表和责任。
  4. 确保在会议中提出的未解决的项目或非议程项目被记录下来,以便以后注意。
  5. 积极的倾听能让你限制打断的次数,预测并化解恶化的情况。
  6. 从那些有自己的观点或问题,但可能不愿沟通,或可能不愿沟通的人那里征求意见。
  7. 总结议程上的所有项目,给每个项目你认为代表其对整个辩论的重要性的时间。

会议结束后

  1. 在发行前检查几分钟。
  2. 回顾并评估会议过程和你作为主席的表现。
  3. 根据目标回顾和评估会议结果。

要点

  • 主席对会议的成功负有最终责任。
  • 必须有一个特定的目的,让每个人都聚集在一起,使他们认为会议是对他们时间的有效利用,而不是在已经拥挤的工作时间表上成为一种烦恼。
  • 为了保持讨论的重点,你必须有一个明确的、定时的议程,并提前进行沟通。
  • 主席负责确保所有的事务都按照预定的议程进行讨论,听取每个人的意见,做出明确的决定。

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