有效地担任会议

即使是最具争议的问题,也可以建设性地处理,并在椅子控制会议时对每个人的满意度。另一方面,一场糟糕的会议让所有的与会者都感到沮丧。

你参加过多少次会议,在这些会议上,你的知识和时间并没有得到有效的利用,反而变成了一种无聊和徒劳的实践?太多都算数。这就是别人对你的会议的描述你如何将你的会议变成有效的决策练习?答案是“准备”。

最近的研究发现,专业人士平均每月参加60次会议,每天2次!许多这样的会议变成了你的噩梦,你有多少时间和资源被你的同事浪费在了无效的会议上?有效的会议准备可以防止这种情况的发生。

准备使您能够为会议定义您的目标和目的,帮助您确定讨论的方面,并且需要成为这一决策过程的一部分。结构良好和定时的议程一直关注会议,并确保目标是实现的。访问我们的网站以查找在生产时最常见的查询经理的答案会议议程

你的准备工作的一部分必须包括决定谁需要参加你的会议,以便进行彻底和结论性的讨论,以达到会议的目的。任何会议的一个重要部分都是制作准确的会议记录和明确定义的行动清单。如果您正在寻找一个有用的模板,以帮助记录从您的会议和那些负责的行动,然后下载我们的免费会议行动列表模板

成功的五个步骤

以下是您可以遵循的一些步骤,以确保您的会议充分准备。

定义的目的
必须有一个特定的目的是让每个人都在一起,以便他们将会议视为生产性的时间,而不是在已经克切的工作时间表中是一种刺激。清楚地并精确地沟通此目标确保达到结果。那些对结果有既得利益的人希望参加和参与有价值和结构良好的讨论。在您的脑海中具有明确的目的,确保您实现所需的会议目标。

有一个定时的议程
为了使讨论集中注意,您必须提前通知明确和定时的议程。这确保了每个人都知道预期的内容,并且有足够的时间为每个项目做好自己的客观论点,以便每个人都在参加。定义讨论的性质是重要的,是否物品是信息或需要辩论。您的议程指导会议上的议程,以实现所需的内容,避免不必要的转移。

沟通
毫无疑问,在会议期间与与会者进行有效的沟通是重要的,但这不是沟通的唯一方面。与会者需要在会议之前和之后被告知所有重要的细节。这种沟通所包含的信息需要告知个人会议的时间、地点和时长,以便他们能够安排自己的时间参加会议。在会议之后,沟通必须提醒参与者他们要负责的行动和他们的截止日期。

提前通知,通常是48小时或更久,让参与者为计划中的讨论适当准备支持性数据,并确认它们的可用性。你的电子邮件或备忘录可以解释会议是可选的还是必须参加。

准时
准时也是使会议有效和成功的关键因素。你是那个将领导的人,所以你必须按时展示你的承诺。此外,根据参与者的时间表设置时间,以便他们能够在没有任何麻烦的情况下参加。你必须做的一件事是按时开始的。有时经理决定等待几分钟让大家到达。这是你应该避免做的事情,所以开始迅速。只要你有效地沟通,你就不必等待任何人。

在控制
任何会议的一个重要方面是确保参与者知道行为规则是什么。例如,每个人都必须确保自己的手机或智能手机以及其他可能携带的设备处于关机状态。没有什么比在会议中间响起的手机铃声更能打断会议的节奏了。

保持控制每个议程项目讨论的时间和重点。如果有人提出不同的观点或尝试在另一个方向上讨论,您必须将讨论带回焦点并定义如何处理此事。您可以选择将其添加为未来会议的项目,或者简要解释为什么它与本讨论不相关。

在分散之前,让参加的人知道几分钟将分发,并且他们可以在这个和下次会议之间期望的是什么样的通信。您还应该澄清您希望如何保持最新的任何行为的进度。

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职责

每个人都可以学习如何有效地举办一次会议,只需要一点思想和实践。尝试观看别人的椅子会议,看看有什么工作和什么没有。请记住,您将对体验充满信心。有效地主持会议只是一种确保您考虑到以下所有职责的情况:

在会议之前

  1. 确定会议目标,并确定这是否是解决问题的最佳方式。
  2. 确保邀请关键贡献者和有权做出决定的人参加。
  3. 如果可用推迟或取消会议,则可否少。
  4. 选择会议最合适的时间和地点。
  5. 制定一个深思熟虑和及时的议程。
  6. 指派一个有能力的人做会议记录。

在会议开始时

  1. 尽早到达,以解决会议场地的任何实际问题。
  2. 多带几份议程和必要的文件,以便每个人在开会时都能看到。
  3. 正式和按时开始,因为这将在其余的会议中设置音调。
  4. 介绍参与者,让每个人都感到欢迎,如果合适的话。
  5. 清楚地说明会议旨在实现和使用这一点,以重点集团。
  6. 说明会议持续多长时间,如果它是冗长的一个州的任何休息时间。

在会议期间

  1. 确保您从一开始就建立控制。
  2. 保持会议的重点和按时,并鼓励每个人的参与和捐款。
  3. 同意和分析所有关键点和行动,详细说明了时间范围和问责制。
  4. 确保在会议中提出的未解决的项目或非议程项目被记录下来,以便以后注意。
  5. 积极的倾听能让你限制打断的次数,预测并化解恶化的情况。
  6. 借出那些有一个观点或疑问的人的贡献,但可能不愿意沟通,或者可能避免这样做。
  7. 总结议程上的所有项目,每次留下您对整体辩论的重要性。

会议结束后

  1. 在发行前检查几分钟。
  2. 回顾并评估会议过程和你作为主席的表现。
  3. 根据目标回顾和评估会议结果。

关键点

  • 主席承担会议成功的最终责任。
  • 必须有一个特定的目的是让每个人都在一起,以便他们将会议视为生产性的时间,而不是在已经克切的工作时间表中是一种刺激。
  • 为了使讨论集中注意,您必须提前通知明确和定时的议程。
  • 主席负责确保所有的事务都按照预定的议程进行讨论,听取每个人的意见,做出明确的决定。

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