举办会议 - 在会议期间的职责

您的作用是在鼓励有效捐款之间实现平衡,以实现会议目标,同时阻止破坏性依赖和中断。

会议期间主席的职责

控制会议是您作为主席的关键功能 - 无控制您将无法实现会议目标。您的行为,态度和肢体语言将是您维护控制的主要影响因素,并且应该说明您不会在会议期间忍受私人讨论。

使用时间的时间议程是您维护控制的主要方法之一。确保您可以随时看到手表或时钟。每个议程项目的分配插槽为您提供了讨论,以便将讨论绘制到关闭并决定所需的任何行动。

你将使用会议议程要控制每个讨论的开始,并确保它从分配的时隙开始。您应该通过提供简要概述,确保每个人都对主题或预期结果具有共同的理解。然后,您可以邀请其他人制定建设性和专注的捐款,以保持分支到最低限度。

在你发现讨论的地方变得过于冗长,你应该插入;总结一下,并将其重新追踪。您能够保持讨论的重点越大,其他人将鼓励越大,因为他们觉得他们的意见受到重视。您总结讨论的能力将是获得定时行动和指派负责其交付的人的重大福利。

始终意识到一些人在评论中可能犹豫不决,因为它们害羞或撤回。留意肢体语言标志,如头部的微妙摇晃或皱眉,表明意见差异,并要求该人对这个问题的看法。

准备,可以大大提高您预测和融合此类情况的能力。认识到参与者的偏好和立场以及不同的群体如何相关,将有很大的帮助。它通常来自意外季度的问题或建议,使他人意识到一个问题的潜在新方法。

经过积极倾听对于讨论的所有方面,您将迅速察觉到语气的任何变化,从建设性到对抗情绪。通过总结论点并将参与者重新核对议程项目和所需结果来重新控制这些情况。如果您觉得保留控制,您可能希望继续前进到下一个议程项目。

保持每个人对讨论主题的关注是必要的,因为这最大限度地减少了中断次数并在集合时间范围内保留程序。通过展示某人的缺乏诸如Heckling或欺凌战术的中断缺乏容忍度,您可以确保每个人都表现出同样的礼貌,并且他们的贡献得到了价值。您应该重申任何希望贡献的人都表明他们对主席的意图,在方便的观点会要求他们的意见。

您还可以要求一些评论,以便在分钟接受者上指出,以便一旦当前的发言者介绍了他们的观点或另一议程项目,可以讨论他们可以讨论他们的观点,以最有效的话。在讨论期间,往往提出了重要的问题,而在会议中辩论问题可能不合适,其性质可能具有足够重要的意义,即其他会议需要设定待解决。处理此类干扰的所选方法将取决于它如何与正在讨论的主题相关的方式。

在任何讨论中,如果您认为发言者基于意见的贡献而不是事实,那么您应该要求他们提供数据以备份他们的论点。

对于一些大规模的会议,您需要了解可以援引或指导任何会议业务的任何法律程序。在这种情况下,您必须从会议的一开始就建立您的权威和控制权。

像你一样将会议贴在一起如果他们对会议活动的记录感到满意,请询问一分钟的接受者,如果所有行动分配给具有逼真的时间框架的人员。您可能想请将那些人花钱生产和分发与参加者的“摘要动作表”。这会议行动列表模板使您可以记录由会议中产生的操作,职责和时间尺度。

作为椅子,你可以总结一下议程项目在其对整体讨论的重要性方面。如果需要,请设置下次会议的时间,日期和位置。您的目标是始终按时结束会议,从而展示了对参与者的尊重。最后,谢谢每个人的尊重贡献,强调成就,以积极和专业的方式结束会议。

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关键点

  • 确保您从一开始就建立控制。
  • 保持会议的重点和按时,并鼓励每个人的参与和捐款。
  • 同意和分析所有关键点和行动,详细说明了时间范围和问责制。
  • 确保在会议期间提出的未解决项目或未议程项目,以便以后注意。
  • 主动聆听将使您能够限制中断的数量和预测和漫反应情况。
  • 借出那些有一个观点或疑问的人的贡献,但可能不愿意沟通,或者可能避免这样做。
  • 总结议程上的所有项目,每次留下您对整体辩论的重要性。
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