在会议开始前担任会议 - 您的职责

作为主席,您需要意识到您的职责不仅限于会议本身的职责。

当被要求履行椅子的角色时,您需要意识到您必须在会议前所履行的任务。您可以选择委派其中一些 - 例如,传播议程和协调与会者接受。

会议前主席的职责

作为主席,您需要确保一次会议是实现目标的最佳方式,并且您已将“正确”人员提出参加。您需要获得足够的问题了解您已被要求通过该问题会议目标因此,您的对与会者的要求将被认真考虑。

绘制一份人员列表邀请您需要确保他们具有正确的技能,知识和权威来制定所需的决定。您的邀请需要清楚地传达会议目标,并概述自己的贡献,专业知识和参与的重要性,以便他们认为会议值得参加。

您不会在此活动中预先抢占会议结果;您的目标是将每个人的“买入”获得会议。这可能涉及您在一些个人网络中,与关键人体妥善了解他们的情况及其重要性。

作为经理,通常会适合您委托与团队的成员委托,共同安排与会者的回复。此人将整理其最终的与会者名单,这将提供给tak在会议之前。

可以在会议上影响人们出席的关键因素是它的时间和地点。此问题在很大程度上被情况决定,因为您可能没有自由选择会议的理想日期和位置。在紧张截止日期的情况下,这些因素是根据实际术语而不是确保最多与会者的因素。

如果您发现自己在临时数量的关键个人无法参加会议的情况下,请不要害怕推迟或取消它。试图在没有合适的人的情况下继续浪费时间。

创造议程遵循一个简单的三阶段过程。

制定议程

首先,使用您对情况的了解列出需要讨论和解决的关键问题。然后,对于每个项目来说,在实现目标的重要性方面给予它加权,并分配一段时间,您认为有必要讨论它。最后,把这些物品放入你的会议时间范围使用加权作为优先级排序的手段。你的结果议程将涵盖有足够时间的所有关键项目讨论每个项目。

在会议之前,您的最后行动是分配有人占用会议记录。他们应该对正在讨论的主题有足够的了解,以至于他们能够采取准确的票据,并认识到关键事实和决策。如果这个人在会议上有贡献,那么你需要提前同意他们的同意,他们有资格代表他们的贡献。

会议议程清单概述您需要解决的五个关键区域以产生有效的议程。这会议与会者列表模板为您提供一张表来记录需要接收会议份数的人。这会议行动列表模板使您可以记录由会议中产生的操作,职责和时间尺度。

无论谁选择拿走在你的会议上几分钟必须了解所需的内容。您可能希望确保您的几名团队成员在该领域能够称职,以便可以呼吁执行此角色。许多管理人员使用谁在自己的团队会议上占据了谁的简单旋转。

这里列出的任务代表了通常对一个主席的期望,但你应该评估自己的需求并相应地采取行动。

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关键点

  • 定义会议目标并确定这是解决问题的最佳方式。
  • 确保邀请关键贡献者和有权做出决定的人参加。如果可用推迟或取消会议,则可否少。
  • 选择会议最合适的时间和地点。
  • 一定要思考和及时的议程。
  • 分配一个称职的个体以花时间。
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