会议参与者列表模板

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会议参与者列表模板


此会议出席者列表模板提供了一张表,用于记录需要接收会议记录副本的每个人。

作为一名经理,你几乎肯定曾经在那里工作过。你正在写一封邮件邀请一群人参加一个你需要举行的会议,但你盯着地址栏不知道应该邀请谁。让更多的人参与进来是不是更好,即使他们中的一些人可能与这个问题没有直接关系?你应该只和对这个话题至关重要的人进行“精简”吗?这个看似次要的决定实际上可能是一个重要的决定,所以在你继续之前认真考虑你的邀请名单并对它有信心是至关重要的。

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通过以下简单的三步流程,你可以更容易地做出艰难的决定。通过这三点,邀请列表就会自动生成。

1.从简单的选择开始
要让你的名单开始,首先写下那些最明显会被邀请的人的名字。根据会议的目的,这些人的身份对你来说很容易确定。如果您管理组织中的某个特定部门,您可能会邀请团队中所有正在工作的成员。你可能还需要邀请其他将受所做决定影响的经理,甚至一些更高级别的官员。通过思考会议的目的,你可以很容易地在几分钟内写出你列在这个“显而易见”列表上的人。如果您对某个具体名称犹豫不决,请稍后再处理它。

2.列出所有其他可能的邀请
准备好邀请名单后,开始写其他可能被邀请参加会议的人的名字。如果一个名字没有出现在你的第一个名单上,甚至可能会被考虑邀请,快速记下它。在这一点上,你没有做任何积极的思考谁应该邀请,谁不应该邀请。你只是在编写一个可能性的列表。这可能最终会成为一个相当长的列表,但现在还好。创建邀请列表的部分问题在于,你从来没有记下你考虑的具体名字。通过列出所有可能的选择,你可以继续最终决定。

3.重新关注会议的目的
这次会议到底是关于什么?讨论的核心是什么,需要做出什么决定?带着这些问题引导你,从“可能”名单开始,把名字移到“是”或“不是”一栏。在任何时候,都要专注于会议本身。如果你认为某人的知识可能需要引导讨论,他们应该被包括在内。如果你觉得另一个人只会降低你的进步希望,选择远离他们。最终被邀请的每个人都应该朝着同一个目标努力,并且应该以会议的成功为目的。

经理们花费大量的时间进行会议或计划会议。虽然很多努力都是为了这些会议的目的,但邀请名单往往是在最后一刻拼凑起来的。记住,如果你邀请的是那些不需要的人,而你只是无所事事地坐着,你就是在占用他们原本可以有成效地度过的时间。只有当员工的时间花在会议上才是最好的时候,邀请他们进来才是一个好主意。通过使用上面概述的三步流程,你应该能够快速组装一个逻辑列表,并顺利地运行你的会议。

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