会议记录任务清单

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会议纪要如果你在做会议记录的话,清单包括了你在会议前、会议中和会议后需要完成的任务。

你要做的第一件事就是联系会议椅这样你就知道会议的目的以及日期、时间和地点。你还应该确保你有一份被邀请者的名单,以及任何出席确认和缺席道歉。

查阅没有出席会议的人士是否需要一份经授权的会议记录。如果是的话,那么获取邮件的详细信息,这样你就可以及时发送这些邮件。你还应该同意会议后需要最后记录的时间范围。

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要提前到达,确保房间布置好了,这样你就可以轻松地完成你的任务。确保你的座位位置可以很容易地识别和听到每个演讲者和椅子。有复印件吗会议议程清晰可见,便于查阅,并确保有足够的空间存放与会者名单和会议中使用的新简报材料。

同意主席如何向你指出一个要点应该被记录或一个行动的定义和分配。在整个会议过程中,准确记录有关议程项目下的所有要点。在议程项目之间留空格,以防退回或要求你记录某一具体项目下的要点,而不是在讨论中出现的要点。

为了方便,你可能想要强调:
•主席明确表示希望记录的关键点。
•行动要点的描述,包括职责和时间框架。

在会议前商定的时间范围内,将最后会议记录的初稿交给主席审批,并与主席就会议期间分发的任何材料达成一致,这些材料也应与会议记录一起传阅。

一旦你有了一套商定的会议记录,就把它们发给所有与会者,那些道歉的人,以及任何有权获得会议记录副本的人。

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