电话会议礼仪清单

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随着组织的需要与在不同时区工作的不同业务单位进行通信,会议电话的使用正在增加。员工经常发现自己在传统工作日外面会议,以考虑到时间差异。

组织的需要确保个人的全部具有相同的水平和技术质量。移动电话的增加能力使电话会议的能力极大地缓解了设备和技术负担。

今天为读者的顶级选择:
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您可以使用几个应用程序和服务:

        1. Skype- 使您可以轻松设置组聊天。每个人都可以是Skype用户,或者您可以使用信用来致电固定电话。它可以在Mac,PC,iPhone,SmartWatch和Android上使用。
        2. voxeet.- 是iPhone和Androids的免费应用程序,可以免费设置最多八人的呼叫。它的3D声音扬声器识别与呼叫中的所有这些照片出现在您的虚拟会议表上,从而消除了谁是谁的说话。
        3. 斑点- 通过用户创建自己的URL的用户删除对数字,密码或引脚的需求,最多可为最多为五个来电者。(iPhone,Androids&Windows可以下载应用程序)。
        4. Ubercomference.- 是iPhone和Androids的电话会议应用程序,具有丰富多彩的界面和自动连接到社交媒体。通过使用其“发布呼叫汇总列表”功能,您可以看到谁积极参与呼叫。
        5. vox- 虽然这个应用程序不提供传统的会议,但它确实可以向个人或团队(最多500人)发送口语消息(如whatsapp)。当用于特定人群(修复,房屋访问,交付等)时,可以在该人是免费而不是中断执行其角色时拾取语音留言,文本或照片。(iPhone,SmartWatch,Androids&Windows可以下载应用程序)

每个人都提供了不同的能力,可以使用不同的能力,并且可以使用不同的方式,从复杂到纯粹的信息。例如,

Skype用于需要内部和外部人员的会议/电话。
voxer用于将服务人员保持在呼叫或交付状态的最新状态。

为了使您的组织的电话会议成为有效的沟通和决策活动,仍然需要您的用户遵循一套预先定义的指导方针。这些不需要非常严格的规定,但它们确实需要设定对个人在呼叫期间将如何行为的预期。这就是所谓的“电话会议礼仪”。

这些礼仪指南需要提醒个人:

  1. 与传统会议一样,个人将担任主席的角色,通常要求开会和电话会议的人没有什么不同。只有在每个人都知道谁是会议主席的情况下,这样的会议才能有效和有效地利用人们的时间。这个人将负责控制交流,以确保议程上的所有项目都得到公平讨论,让每个人都有机会表达他们的意见和知识。
  2. 适当准备电话会议。确保你手边有必要的信息、报告、数据等,来处理你知道将要讨论的议程项目。你通过设定会议议程、提供其他参与者的名单、他们的角色和组织,并发送背景信息,对这次电话会议计划得越好,参与的每个人就能准备和参与得越好。这使每个人都可以在讨论议程项目时让每个人都有所需的票据和他们自己的评论。
  3. 您必须积极地倾听所说的是掌握所说词的真正含义。即使您能够看到扬声器脸部的视频,您正在使用的设备可能太小,无法轻易识别出微小的面部变化。
  4. 在你开始说话之前,始终确定自己,它的良好礼仪和你永远不会在没有引入自己的情况下在会议上发射面对面的讨论。它还使每个人都参与呼叫,以了解您是谁。然后,他们可以提出任何问题,他们可能需要澄清您在呼叫中的角色。
  5. 在开始电话会议之前,确保无论你在哪里,人们都知道你不会被打扰,你的电脑屏幕关闭到一边(笔记本电脑关闭),这样你就不会被诱惑在电话中阅读电子邮件等。获得积极结果的唯一方法是100%专注于电话。
  6. 在技​​术方面,有一些礼仪指导方针:
    1. 不要使用持有设施。
    2. 关闭呼叫等待设施。
    3. 当你不说话时,使用静音设备来消除你自己的背景噪音。
    4. 使用最佳最新的手机可用于在通话期间为您提供最优质的线路。随着越来越多的会议呼叫者使用自己的移动设备,这变得不太重要。

如果你的角色包括与国际客户打交道,你不能轻松快速地与他们面对面,那么电话会议为你提供了一种高效、集中的沟通和决策方式。

成功的会议电话

随着潜在技术的提高,与会议相关的许多技术问题变得不那么常见。然而,介质的内在局限意味着大多数人仍然发现与面对面会面相比沟通的不舒服的方式。

为了克服这些限制,使用会议电话的每个组织都应有一套公布的指导方针,包括技术方面和接受的会议礼仪。如果您的组织没有这样的事情,那么您应该考虑自己制作某些东西,即使它只是在您自己的项目中使用。

准备是您的电话会议如何成功的关键。通过制定议程,您可以更好地计划呼叫,提供其他参与者及其角色和组织的列表以及发送任何背景信息,所涉及的每个人都可以准备。这使每个人都可以在讨论议程项目时让每个人都有所需的票据和他们自己的评论。

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